De Amarant Groep vergadert zorgeloos met OurMeeting

In VipDoc vertelt de Amarant Groep ons over de voordelen van papierloos vergaderen met het gebruik van OurMeeting.

De Amarant Groep is een grote professionele dienstverlener in de zorg, die begeleiding aan mensen met verstandelijke en/of lichamelijke beperking biedt. Het bestuur van Amarant Groep is gevestigd in Tilburg. Daar vergadert zowel de Raad van Bestuur als de Ondernemingsraad met al zijn commissies volledig papierloos in hun mooie vergaderzaal.

De introductie van een vergaderoplossing startte in 2013. Adrienne Volgeda, ambtelijk secretaris van de OR en Sophie Bastijn, secretaris van de Raad van Bestuur, stelden een lijst van wensen en eisen op. Hun eerste eis was dat de vergaderoplossing gebruikersvriendelijk moest zijn, zodat het een lage drempel vormde voor medewerkers met een beperkte affiniteit met ICT. Ook de bestaande rechten en plichten van medewerkers ten aanzien van bepaalde informatie moest overgenomen worden door de nieuwe oplossing. Belangrijk was ook de koppeling met de bestaande applicaties, stabiliteit van het systeem en veiligheid rondom de documentatie waarmee het gewerkt wordt.

Na een korte proefperiode, was de Amarant Groep overtuigd over de waarde van OurMeeting als vergaderoplossing. Adrienne Volbeda: “Waar de medewerkers op het secretariaat eerst uren kwijt waren met verzamelen, printen en distribueren van de stukken is er nu sprake van een aanzienlijke tijdsbesparing.” Sophie Bastijn: “Iedere vergaderdeelnemer werkt altijd in de laatste versie van de vergaderstukken”. Sophie vindt ook aantekening delen een groot voordeel van OurMeeting.

Sinds de invoering van OurMeeting in 2013 heeft de Amarant Groep meer dan 1.1 miljoen pagina’s bespaard. Dit staat gelijk aan ongeveer 120 bomen in 15 maanden tijd. Bovendien kost het vinden van informatie minder tijd. Conclusie: de efficiëntie rondom het vergaderen is toegenomen wat ten goede komt aan de organisatie en daarmee aan de zorgverlening.

Artikel uit VIPdoc, nummer 3 – 2015

Lees hier het volledige artikel.