Onveilige vergadercultuur? Dit helpt

Te laat komen. Nare grapjes. Haantjesgedrag. Herken je dit in je vergadering? Dan is er sprake van een onveilige vergadercultuur. Zo’n omgeving nodigt deelnemers niet uit hun eerlijke standpunten en ideeën te ventileren. Daar leidt de hele organisatie onder.  Dus wat doe je ertegen? Wat helpt? Dit artikel geeft je handvatten.

Als vergadervoorzitter heb je een lastige rol. Je moet zorgen dat het doel van de vergadering gehaald wordt en tegelijkertijd de groepsdynamiek in de gaten houden. Hard zijn op de inhoud, zacht op het proces. En da’s niet eenvoudig. Mensen laten zich nou eenmaal van nature leiden door emoties, wat de besluitvorming flink kan beïnvloeden.

Een hoge mate van veiligheid is dus noodzaak voor elk team dat vergadert. Want een vergadering werkt alleen als mensen deelnemen. Als ze ideeën inbrengen, hun visie geven en posities innemen. Kortom: als ze zich kwetsbaar durven opstellen. Maar hoe peil je als vergadervoorzitter of je mensen zich daadwerkelijk veilig voelen? En hoe creëer je een omgeving waarin mensen hun zegje willen en durven doen?

Lees de symptomen

Om te beginnen: steek de thermometer eens in het team. Een ‘onveilige’ vergadersituatie geeft namelijk een flinke lading symptomen af. Deelnemers komen te laat (‘ik neem deze vergadering niet serieus’), maken vileine grappen en smoezen over andere afdelingen (‘wij tegen zij’) of sluiten ter plekke bondjes (‘als wij nou alvast ….’), vertonen haantjesgedrag (‘mijn punt is belangrijker dan de jouwe’) of laten elkaar niet uitpraten (‘vind ik niet interessant’).

En, last but not least: deelnemers verschuilen zichzelf achter laptops, telefoons of iPads (‘Ik besteed mijn tijd liever ergens anders aan’). Mobiele devices zijn een zegen bij papierloos vergaderen, maar hebben ook een schaduwzijde: ze kunnen immers gebruikt worden als vluchtinstrument.

Geen quick fix

Zo’n omgeving ‘fix je niet even’. Het gedrag van mensen komt voort uit een organisatiecultuur, en een cultuuromslag vraagt tijd. Veel tijd. Reken dus niet op een quick fix. Wat helpt wel? Onderstaande stappen van organisatiepsycholoog en teamcoach Tanja Mars van Motion Consult sturen je vergaderteam de juiste richting op.

Ken elkaars gebruiksaanwijzing

Veiligheid betekent dat deelnemers durven te zeggen wat ze vinden. Dat betekent dat ze vertrouwen hebben in zichzelf, maar ook in anderen. Het helpt wanneer mensen elkaar op persoonsniveau kennen, stelt Mars. ‘Als ik zie dat mijn collega op zijn stoel begint te wiebelen, weet ik dat er iets aan de hand is. Dat hij het zeer met de voorzitter oneens is, of dat hij een rotweek heeft thuis.’

Wanneer mensen elkaars gebruiksaanwijzing dus (leren) kennen, verhoogt dat het gevoel van veiligheid. Zie je dat mensen voor aanvang van de vergadering dus even informeel contact maken – en dus niet gelijk op de inhoud gaan – dan is dat een goed teken.

Doe wat je zegt

De mens floreert bij voorspelbaarheid. Niet voor niets stuurt de voorzitter een agenda rond: zo kunnen teamleden zich voorbereiden en weten ze of hun punt bijvoorbeeld ter informatie of ter meningsvorming is. Zorg als voorzitter dat je al die punten kunt behandelen in de tijd die ervoor staat. Anders ontstaat het verrassingseffect, en dan bestaat de kans dat mensen zich terugtrekken.

Mars: ‘Mensen rekenen ergens op, bereiden zich voor. Als je zegt dat je iets gaat behandelen, moet je dat ook doen. Het kan een keer gebeuren dat een agendapunt van de agenda afvalt. Schuift het echter vaker door, dan baalt de indiener daar flink van. Dan ontstaat er ruimte voor aannames: ‘hij vindt mijn punt niet belangrijk’, of ‘hij doet het vast expres’. Dat wil je voorkomen.’

Veranderingen? Communiceer ze

Kortom: ontstaan er veranderingen in de agenda, communiceer deze dan ook. Zo gebeurt het regelmatig dat er twee uur staat voor de vergadering, maar dat er genoeg agendapunten zijn om drie uur te vullen. ‘Betrek je mensen dan bij het prioriteren van die punten, adviseert Mars. ‘Doe een voorstel: we hebben twee uur de tijd, welke punten gaan we nu behandelen? Dan geef je mensen ook de mogelijkheid om mee te denken. Dat zorgt voor betrokkenheid bij het besluit.’

Temper heftige emoties

Niet alle vergaderpunten worden even enthousiast ontvangen. Niets mis met een beetje discussie. Maar soms loopt de spanning zó hoog op, dat het heftige emoties oproept bij vergaderdeelnemers. Mars: ‘Wanneer jouw voorstel afgeschoten wordt, kun je opeens een heel primaire reactie vertonen. Het doet een beroep op je oerbrein: ik word aangevallen. Dat activeert een ‘fight or flight’-reactie: sommigen mensen worden dan heel fel, anderen slaan juist dicht.’ Weten hoe deze reactie ons beinvloedt? Bekijk deze video.

Als voorzitter helpt het als je je bewust bent van dit soort dynamiek. En dan is effectief ingrijpen gewenst . Mars: ‘Wat helpt, is om te benoemen wat je signaleert: “Ik zie dat je heftig reageert. Wat heb je nodig om effectief je bijdrage te kunnen leveren?” Dat is ook je taak als voorzitter: zorgen dat mensen bijdragen aan het vergaderdoel.’

Schep duidelijkheid over de manier van besluitvorming

Het verhoogt de veiligheid wanneer deelnemers weten hoe er besluiten worden genomen: democratisch, via meerderheid, veto, consent of consensus. Het lijkt een open deur. Toch ziet Mars het regelmatig misgaan. ‘Als ik in mijn coachingsrol aan het einde van een vergadering vraag: “En wat is er nou besloten?” blijkt dat de meningen daarover vaak verschillen. Dat schept onzekerheid en verdeeldheid.’

Advies voor de voorzitter: zorg dat vergaderdeelnemers weten hoe besluiten worden genomen. Dan weten ze dus ook op welke punten ze invloed hebben, en op welke niet. Mars: ‘Het is fijn om te weten dat jouw “nee” gehoord wordt en de informatie die er in je “nee” opgesloten zit, naar buiten mag komen. Dan voel je je serieus genomen.”
Kortom: zorg je als voorzitter dat het proces (de groepsdynamiek) dienend is aan het bereiken van het vergaderdoel (de taak). Op dat moment ben je goed op weg naar een veilige, heldere vergadercultuur.